Bước 1 (Chuẩn bị):

– Chuẩn bị Scope của dự án nhằm đánh giá và sắp xếp mức độ ưu tiên của các tính năng high level dựa trên yêu cầu của stakeholder, tính logic và tính hợp lý của nó.

Bước 2: Phân tích tài liệu

– Đọc, hiểu và phân tích các tài liệu sẵn có được cung cấp hoặc chủ động yêu cầu để có được các tài liệu này.

Thường các tài liệu này có thể là tài liệu mô tả yêu cầu (SRS) từ các hệ thống hiện tại của stakehokder hoặc tài liệu mô tả qui trình hoạt động của doanh nghiệp (Trong đó sẽ đề cập đến các quy trình, qui tắc, điều kiện và các vai trò của các vị trí (Cá nhân hoặc tổ chức) trong doanh nghiệp). Hoặc có thể là study qua các hệ thống sẵn có mà doanh nghiệp đang sử dụng và muốn thay thế nó bằng một giải pháp khác. Việc đọc hiểu và phân tích các nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp giúp có BA/PO nâng cao Know How của mình về dự án, doanh nghiệp. Chắc chắn khi trải qua bước này, BA sẽ có rất nhiều câu hỏi và thắc mắc cần giải quyết hoặc cần phải interview stakeholder để hiểu hơn. Sau đó list out các câu hỏi đó ra để dành cho buổi workshop.

Bước 3: Xác định trọng tâm mục tiêu của buổi lấy yêu cầu

– Việc xác định trọng tâm tránh gây lan man trong quá trình lấy yêu cầu.

Đây cũng là lỗi thường xuyên mắc phải của BA và Stakeholder làm giảm chất lượng của buổi lấy yêu cầu, tốn thời gian của những người liên quan.

Bước 4: Xác định, thông báo và nhận xác nhận của stakeholder về buổi lấy yêu cầu

– Việc này đảm bảo sự có mặt đầy đủ và đúng giờ của các stakeholder. Lưu ý chỉ mời các bên liên quan đến các module và tính năng sẽ làm cho scope đó.

Ví dụ: Scope của 1 dự án như sau:

1. Đặt hàng với nhà cung cấp

2. Xác nhận đơn hàng

3. Nhập hàng vào kho

4. Xuất hàng trong scope này

BA dự định sẽ thực hiện lấy yêu cầu để phát triển module Đặt hàng với nhà cung cấp trước. Để việc lấy yêu cầu này đảm bảo chất lượng và đầy đủ thông tin cần có sự có mặt của các bên liên quan gồm: Đại diện hoặc tập thể phòng thu mua, phòng kinh doanh. Qua ví dụ này, ta có được mục tiêu của buổi lấy yêu cầu là Phát triển module “Đặt hàng” với các actor sẽ là “Nhân viên thu mua” và “Nhân viên kinh doanh”.

Cần đảm bảo sự có mặt của các bên liên quan này. Sau khi xác nhận về thời gian và địa điểm qua các kênh không chính thức như chat hoặc điện thoại.

Sau đó BA sẽ gửi một official Email để xác định lại ngày giờ và địa điểm và đề nghị các bên liên quan xác nhận email. Trong list người nhận email, luôn luôn đảm bảo có cc người chịu trách nhiệm của toàn bộ dự án bên phía stakeholder (Thường là PM của dự án đó bên phía stakeholder) và người sponsor dự án.

Vai trò của những người này rất quan trọng: PM có vai trò nhắc nhở các bên liên quan tham gia vào buổi lấy yêu cầu này. Người Sponsor dự án thường là chủ doanh nghiệp, họ có áp lực rất lớn để đảm bảo các bên liên quan trong danh sách phải có mặt đầy đủ. BA cũng không nên kì vọng phi có đủ 100% người trong danh sách mới có thể bắt đầu buổi lấy yêu cầu. Chỉ cần đảm bảo các Key Stakeholder phải có mặt là được, nếu không có họ thì phải có người đại diện. Vì stakeholder dành phần lớn thời gian để giải quyết các task hàng ngày của họ, nên việc sắp xếp thời gian là cố gắng của họ.

Bước 5: Nhắc nhở

Để đảm bảo các stakeholder không quên ngày hẹn và tăng hiệu quả, BA sẽ gửi email nhắc các stakeholder về cuộc hẹn này.

Bước 6: Chuẩn bị trước khi bắt đầu đến trước 30′ hoặc 1 tiếng để chuẩn bị:

– Phòng họp

– Máy chiếu

– Vị trí ngồi thuận lợi

– Trao đổi thông tin với các stakeholder nếu họ đến sớm.

Việc chuẩn bị này đảm bảo khả năng sẵn sàng trong bất kì tình huống nào cũng như tâm lý tốt cho BA và sự chuyên nghiệp của BA.Trường hợp nếu họp online, BA cần chuẩn bị phòng họp, thiết bị âm thanh như loa, tai nghe và sự có mặt của các stakeholder của internal team.

Bước 7: Gửi lời chào và thông báo nội dung

Đến giờ bắt đầu như đã hẹn, BA kick off buổi lấy yêu cầu bằng cách gửi lời chào và cảm ơn các stakeholder liên quan tham gia buổi workshop. Sau đó, BA thông báo nội dung và mục tiêu của buổi workshop là gì để các bên đều nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm.

Bước 8: Leader of workshop

– BA phải vừa là người khơi gợi để lấy được yêu cầu, vừa là người lead của workshop. Tức là phải đảm bảo các cuộc trao đổi đều phải là trao đổi chung và đều nhằm mục đích giải quyết các vấn đề đã đặt ra ở đầu buổi workshop. Nếu có một cá nhân trong buổi họp trao đổi vượt khỏi workshop hoặc các tranh cãi không cần thiết ảnh hưởng, Leader của workshop phải dùng các biện pháp bắt đầu từ nhắc nhở nhẹ nhàng lịch sự để hạ nhiệt căng thẳng hoặc nhờ vã sự can thiệp mạnh mẽ hơn từ các stakeholder có quyền lực trong doanh nghiệp.

– Việc này nếu làm tốt, BA sẽ xây dựng được văn hóa và tiêu chuẩn Workshop của bản thân với doanh nghiệp cũng như thái độ chuyên nghiệp. Nếu có các cuộc xung đột xảy ra không được giải quyết thì chắc chắn ở buổi workshop sau sẽ thiếu vắng sự tham gia của các bên liên quan ảnh hưởng đến chất lượng của buổi workshop.

– Leader của workshop cần phải là time keeper. Đảm bảo thời gian trao đổi không quá lâu cho từng topic. Cân bằng được việc phân bổ thời gian là một thách thức và khả năng của BA. Đối với các hot topic có thể thời gian sẽ kéo dài một chút và sẽ bù lại bằng các topic khác ít trọng tâm hơn. Luôn luôn đảm bảo cuộc họp được kết thúc đúng giờ như lúc đầu đã tuyên bố, hoặc nếu có quá cũng không nên quá 30′ đến 1 tiếng trừ khi BA cảm nhận được năng lượng và mức độ quan tâm của các stakeholder có mong muốn dành thêm thời gian để giải quyết.

– Để đảm bảo luôn nghe được thứ cần nghe, BA cần đặt ra các câu hỏi mở để các phòng ban trao đổi và kể user story của họ. ở đây có thể là quy trình làm việc hiện tại của họ, những khó khăn và khúc mắc cần giải quyết. Qua đó BA đánh giá được tầm quan trọng cấp thiết của các item feature cần ưu tiên sau này cũng như có tầm nhìn khái quát hơn về system.

– BA sẽ là người quản lý các conflict giữa các phòng ban, đảm bảo các conflict này luôn được giải quyết bởi các cá nhân có power trong doanh nghiệp. Nếu các conflict này không được giải quyết tận gốc rễ thì giải pháp của BA chỉ mang tính tạm thời, không đáp ứng được full value cho doanh nghiệp.

– BA không vội vàng đưa ra giải pháp ngay nếu chưa đảm bảo đầy đủ được các thông tin, tránh việc jump vào giải quyết các vấn đề bề nổi mà chưa nhận ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Thông thường, nếu chưa đưa ra được giải pháp hoặc chưa chắc chắn về giải pháp, BA sẽ sắp xếp một buổi khác để trình bày giải pháp của mình.

– BA cần dùng các thiết bị để ghi âm hoặc ghi hình lại các cuộc trao đổi sẽ vừa là bằng chứng vừa có tác dụng lưu trữ thông tin để tra cứu khi cần. Nên note lại vào sổ tay các điểm quan trọng cần lưu ý như điều kiện, quy tắc hoặc các yêu cầu điển hình.

Bước 9: Tổng kết buổi workshop

– Đánh giá perfomance của workshop bằng cách so sánh những điểm thực hiện được với mục tiêu ban đầu đề ra.

– Khuyến khích, cổ vũ và cảm ơn các bên liên quan đã dành thời gian.

– Nhắc nhẹ các điểm cần cải thiện để nâng cao chất lượng của buổi workshop tiếp theo.

– Đề ra thời gian dự kiến và mục tiêu cần hoàn thành cho buổi workshop tiếp theo.

– Tổng hợp lại các việc cần làm của hai bên bao gồm doanh nghiệp và team phát triển nếu có thống nhất trong buổi họp như gửi tài liệu tham khảo, đề xuất giải pháp, trích xuất tài liệu.

BA cần quản lý các task của tất cả mọi người tham gia kèm theo deadline thực hiện. Việc xác định deadline này phải thật sự khéo léo để đảm bảo tính hòa thuận giữa BA với stakeholder nhưng vẫn đủ sức ép để các bên thực hiện.

Bước 10: Gửi Email meeting note

– Sum up lại bằng văn bản các nội dung và thống nhất của buổi workshop hôm nay (Lưu ý chỉ liệt kê các thống nhất cuối cùng)

– Liệt kê các tồn đọng cần làm.

– Liệt kê các task cần làm của từng cá nhân tham gia và deadline cam kết.

– Liệt kê các mục tiêu cần đạt được cho buổi kế tiếp.- List email đầy đủ các thành phần như lúc ban đầu mời workshop.