Phương pháp MoSCoW là gì? Cách sử dụng Phương pháp MoSCoW như thế nào?

Phương pháp MoSCoW – Ưu tiên nhiện vụ trong dự án

(Còn được gọi là Ưu tiên MoSCoW và Phân tích MoSCoW)

Phân loại ưu tiên thành 4 nhóm bằng cách sử dụng phương pháp MoSCoW.

Bạn có thể sử dụng một số hình thức ưu tiên như To-Do List để quản lý công việc hàng ngày. Những điều gì xảy ra khi bạn hướng tới một dự án có các bên liên quan khác nhau, mỗi người trong số họ có ý kiến khác nhau về tầm quan trọng của các yêu cầu khác nhau? Làm thế nào để bạn xác định mức độ ưu tiên của mỗi nhiệm vụ và truyền thông nó cho các thành viên trong nhóm, các bên liên quan và khách hàng?

Đây là lúc hữu ích để sử dụng một công cụ ưu tiên như phương pháp MoSCoW. Cách tiếp cận quản lý dự án đơn giản này giúp bạn, nhóm bạn và các bên liên quan đồng ý nhiệm vụ nào quan trọng với sự thành công của dự án. Nó cũng nhấn mạnh những nhiệm vụ có thể bỏ qua nếu thời hạn hoặc nguồn lực bị đe dọa.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn cách sử dụng phương pháp MoSCoW để ưu tiên các nhiệm vụ của dự án hiệu quả hơn và đảm bảo mọi người đều mong đợi những điều tương tự.

Phương pháp MoSCoW là gì?

Phương pháp MoSCoW được phát triển bởi Dai Clegg của Oracle UK Consulting vào giữa những năm 1990. Đây là một cách tiếp cận hữu ích để phân loại các nhiệm vụ của dự án thành những hạng mục quan trọng và không quan trọng.

MoSCoW là viết tắt của:

• Must – Phải – Yêu cầu “Phải” là cần thiết cho sự thành công của dự án và không thể chuyển nhượng. Nếu những nhiệm vụ này bị thiếu hoặc không đầy đủ, dự án sẽ bị coi là thất bại.
• Should – Nên – “Nên” là các mục quan trọng, những nhiệm vụ ưu tiên cao này bạn nên hoàn thành bất cứ khi nào có thể. Đây là những nhiệm vụ rất quan trọng, nhưng có thể được đưa ra trong giai đoạn thứ hai của dự án nếu cần thiết.
• Could – Có thể – công việc “Có thể” là rất cần thiết nhưng bạn có thể để chúng ra nếu thời gian hoặc nguồn lực hạn chế.
• Would (or “Won’t”) – Sẽ (hoặc “Sẽ không”) – Những nhiệm vụ này là mong muốn (ví dụ: “Muốn có …”) nhưng không được bao gồm trong dự án này. Bạn cũng có thể sử dụng danh mục này cho các hoạt động ít quan trọng nhất.

Chữ “o” trong MoSCoW chỉ ở đó để có thể phát âm được.

Sử dụng

Mọi người thường sử dụng phương pháp MoSCoW trong Quản lý dự án Agile. Tuy nhiên, bạn có thể áp dụng nó cho bất kỳ loại dự án nào.

• MoSCoW giúp bạn quản lý phạm vi dự án, không để nó quá lớn.
• Nó đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với nhiều bên liên quan, bởi nó giúp mọi người đồng ý về những vấn đề quan trọng và những vấn đề không quan trọng.
• Bốn loại nhãn được đánh dấu rõ ràng cho phép mọi người hiểu được ưu tiên của nhiệm vụ một cách dễ dàng, giúp loại bỏ nhầm lẫn, hiểu nhầm, xung đột và thất vọng.

Ví dụ: một số công cụ quản lý dự án sắp xếp các nhiệm vụ thành các loại ưu tiên “cao”, “trung bình” và “thấp”. Nhưng các thành viên trong nhóm có thể có ý kiến khác nhau về ý nghĩa của mỗi nhiệm vụ trong những nhóm này. Và thường xuyên, các nhiệm vụ được gắn nhãn ưu tiên “cao” vì mọi thứ có vẻ quan trọng. Điều này có thể gây căng thẳng về thời gian và nguồn lực và cuối cùng dẫn đến dự án không thành công.

Sử dụng Phương pháp MoSCoW

Làm theo các bước dưới đây để tận dụng tối đa phương pháp MoSCoW. (Nó mô tả việc sử dụng MoSCoW trong một dự án “thác nước” thông thường, tuy nhiên cách tiếp cận này tương tự như các dự án nhanh gọn agile).

Bước 1: Tổ chức Dự án

Điều quan trọng là bạn và đội nhóm hoàn toàn hiểu được mục tiêu trước khi bắt đầu dự án.

Viết một kế hoạch kinh doanh, xác định mục tiêu, phạm vi và thời gian của dự án và chính xác những gì bạn sẽ cung cấp. Bạn cũng có thể soạn thảo điều lệ dự án, lên kế hoạch xem làm thế nào để tiếp cận nó.

Tiếp theo, tiến hành phân tích các bên liên quan, xác định những người quan trọng tham gia vào dự án và hiểu được sự thành công của nó đem lại lợi ích cho mỗi người như thế nào.

Bước 2: Viết ra Danh sách công việc của bạn

Khi b đã hiểu mục tiêu dự án, hãy thực hiện Phân tích khoảng trống, xác định những việc cần làm để được mục tiêu của mình.

Bước 3: Ưu tiên Danh sách công việc của bạn

Tiếp theo, làm việc với các bên liên quan, ưu tiên những nhiệm vụ này thành 4 loại theo MoSCoW:  Must, Should, Could, and Would (or Won’t).

Những cuộc đối thoại này thường có thể “khó khăn”, do đó hãy bàn tới kỹ năng giải quyết xung đột, ra quyết định nhóm và đàm phán trước!

Mẹo:

Thay vì bắt đầu tất cả các nhiệm vụ từ loại Must và sau đó giáng cấp một trong số chúng, bạn nên đặt tất cả các nhiệm vụ trong loại Would đầu tiên và sau đó thảo luận xem tại sao mỗi nhiệm vụ xứng đáng được di chuyển lên danh sách trên.

Bước 4: Thách thức Danh sách MoSCoW

Một khi đã phân bổ các nhiệm vụ vào các loại theo MoSCoW, hãy thách thức mỗi loại.

Hãy đặc biệt cảnh giác về những hạng mục trong danh sách Must. Hãy nhớ, nó dành riêng cho những nhiệm vụ, mà nếu nó không được hoàn thành dự sán sẽ thất bại.

Mục tiêu là giữa danh sách Must dưới 60% thời gian và nỗ lực của đội. Bạn càng ít hạng mục, cơ hội thành công càng cao.

Hãy cố gắng đạt được sự đồng thuận với tất cả mọi người trong nhóm. Nếu không thể, bạn cần đưa người đưa ra quyết định chính, là người có tiếng nói cuối cùng.

Bước 5: Truyền thông kết quả với các bên

Bước cuối cùng của bạn là chia sẻ danh sách ưu tiên với các thành viên trong nhóm, các bên liên quan chính và khách hàng.

Điều quan trọng là bạn phải thông báo lý do phân chia từng loại, đặc biệt với danh mục MUST. Khuyến khích mọi người thảo luận về bất kỳ mối quan tâm nào cho đến khi mọi người hiểu rõ lý do.

Thí dụ

Zhen là người quản lý dự án cho một tổ chức CNTT lớn. Cô đang làm việc với một đội nhóm gồm designers, marketers and developers để thiết kế lại một website cho một khách hàng lớn.

Tại cuộc họp ban đầu, mỗi nhóm đều đưa ra ý kiến về nhiệm vụ quan trọng nhất với sự thành công của dự án và không ai muốn từ bỏ mục tiêu “ưu tiên cao”.

Ví dụ:

• Đội marketing kiên định rằng trang web mới nên thu thập thông tin cá nhân của người truy cập, để sử dụng trong các chiến dịch marketing trong tương lai.
• Trong khi đó, các nhà thiết kế cho rằng, mặc dù việc này rất quan trọng,  trang web có thể thành công hơn nếu nó có một video streaming chuyên nghiệp. Họ cũng muốn một nguồn cấp dữ liệu streaming lên trang chủ của trang web từ các tài khoản mạng xã hội của khách hàng.
• Các nhà phát triển phản đối rằng mẫu thiết kế hiện tại sẽ không dịch tốt trên các thiết bị di động, vì vậy ưu tiên hàng đầu là trang bị thêm trang web để mọi người có thể xem nó trên những thiết bị đó.

Zhen nhận thấy, trong khi mỗi ưu tiên đều quan trọng, chúng không phải là tất cả những yếu tố quan trọng cho sự thành công của dự án. Cô quyết định sử dụng phương pháp MoSCoW, giúp nhóm đạt được sự nhất trí về nhiệm vụ thực sự “quan trọng”

Cô bắt đầu với một câu hỏi chính: “Nếu tôi đến tìm bạn vào đêm trước khi triển khai và nhiệm vụ sau đây đã không được thực hiện, bạn có hủy bỏ dự án?”

Câu hỏi này đã giúp tất cả mọi người trong nhóm tập trung vào ưu tiên quan trọng nhất của dự án.

Cuối cùng, nhóm đã đồng ý về các ưu tiên sau:

• Must – Trang web sửa lại phải dễ dàng xem được trên thiết bị di động.
• Should – Nên có một luồng kết nối mạng xã hội.
• Could – Có thể có một streaming video trên trang web để giúp người dùng.
• Would – Thông tin cá nhân sẽ được thu thập cho marketing trong tương lai, nhưng không phải vào dịp này.

Phương pháp MoSCoW đã giúp mọi người đồng ý về ưu tiên thực sự quan trọng cho thành công cuối cùng của dự án.

Những điểm chính

Phương pháp MoSCoW là một cách tiếp cận đơn giản và hữu ích cao, cho phép bạn ưu tiên các nhiệm quan trọng, không quan trọng của dự án. MoSCoW là viết tắt của:

• Must – Đây là những nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành để dự án thành công.
• Should – Đây là các hoạt động quan trọng ít cấp bách hơn nhiệm vụ MUST.
• Could – Các mục này có thể được đưa ra khỏi danh sách nếu thời gian hoặc tài nguyên bị giới hạn.
• Would – Đây là những nhiệm vụ sẽ trở nên tốt đẹp nếu có, nhưng có thể được thực hiện vào ngày nào đó về sau.

Lợi ích của cách tiếp cận MoSCoW là nó giúp các thành viên trong nhóm và các bên liên quan chủ chốt dễ dàng hiểu tầm quan trọng của một nhiệm vụ ảnh hưởng tới sự thành công của dự án.

Áp dụng trong cuộc sống

Hãy thử sử dụng phương pháp MoSCoW ưu tiên công việc hàng ngày của bạn. Xem những việc bạn hoàn thành vào cuối ngày. Việc ưu tiên có giúp bạn làm được nhiều hơn?