1. Use Case là gì?

Use Case là một phương pháp trong phân tích hệ thống, được dùng để xác định, làm rõ và tổ chức các yêu cầu của hệ thống. Nó mô tả chuỗi tương tác giữa người dùng (actor) và hệ thống trong một bối cảnh cụ thể để đạt được một mục tiêu nhất định.

➡️ Nói cách khác, Use Case chính là "kịch bản" ghi lại cách người dùng thao tác với hệ thống để đạt được kết quả mong muốn.

Ví dụ:

• Khi khách hàng đặt xe qua ứng dụng gọi xe, hệ thống sẽ gọi tới bản đồ (API Google Maps) để lấy thông tin di chuyển. Toàn bộ luồng này có thể được mô tả dưới dạng một Use Case.

2. Tầm quan trọng của Use Case trong phát triển phần mềm

Thông thường, IT Business Analyst sẽ là người viết Use Case. Tài liệu này được sử dụng xuyên suốt các giai đoạn phát triển phần mềm:

• 📌 Lập kế hoạch yêu cầu hệ thống: Xác định tính năng cần phát triển.

• 📌 Xác nhận thiết kế: Đảm bảo thiết kế phù hợp với nhu cầu thực tế.

• 📌 Kiểm thử phần mềm: Tester dựa trên Use Case để viết test case.

• 📌 Tài liệu hướng dẫn: Là cơ sở để xây dựng tài liệu sử dụng hoặc hướng dẫn người dùng.

👉 Một Use Case được viết rõ ràng giúp đội ngũ phát triển hiểu đúng yêu cầu, giảm rủi ro sai sót và tiết kiệm chi phí chỉnh sửa sau này.

3. Đặc điểm của Use Case

Một Use Case hiệu quả thường có:

• Luồng chính (basic flow): Mô tả hành trình chuẩn mà người dùng đi qua.

• Luồng thay thế (alternate flow): Mô tả những biến thể bình thường hoặc tình huống bất thường.

Nhờ vậy, Use Case:
✅ Mô hình hóa mục tiêu của người dùng khi tương tác với hệ thống.
✅ Ghi lại chuỗi sự kiện từ khi có trigger event cho đến khi đạt mục tiêu.
✅ Dễ dàng mở rộng hoặc tái sử dụng trong những Use Case khác.

4. Các yếu tố cơ bản cần có trong Use Case

Một Use Case đầy đủ thường bao gồm:

• Actor: Người dùng hoặc hệ thống bên ngoài tương tác (ví dụ: khách hàng, hệ thống thanh toán).

• Goal: Kết quả cuối cùng mà actor mong muốn đạt được.

• System: Các bước hệ thống cần thực hiện để đạt goal.

Ngoài ra, có thể bổ sung thêm:

• Stakeholders: Các bên liên quan (business, khách hàng, phòng ban khác).

• Preconditions: Điều kiện tiên quyết trước khi Use Case bắt đầu.

• Triggers: Sự kiện khởi tạo (ví dụ: nhấn nút “Thanh toán”).

• Post-conditions: Trạng thái của hệ thống sau khi hoàn thành (ví dụ: đơn hàng được ghi nhận).

5. Biểu diễn Use Case bằng UML Diagram

Ngoài việc mô tả bằng văn bản, Use Case thường được trực quan hóa bằng Use Case Diagram trong UML (Unified Modeling Language):

• Oval (hình bầu dục): Biểu diễn một Use Case.

• Hình người que: Đại diện cho Actor.

• Đường nối: Thể hiện sự tương tác giữa Actor và Use Case.

• Hình chữ nhật: Ranh giới hệ thống.

👉 Biểu đồ này giúp đội ngũ dễ dàng hình dung mối quan hệ giữa người dùng và hệ thống.

6. Quy trình viết Use Case

Để xây dựng một Use Case hoàn chỉnh, BA/PO có thể làm theo quy trình:

1. Xác định actor: Liệt kê tất cả đối tượng sử dụng hệ thống.

2. Định nghĩa goal: Với mỗi actor, xác định mục tiêu khi dùng hệ thống.

3. Mô tả luồng chính (basic flow): Chuỗi bước tiêu chuẩn để đạt goal.

4. Xem xét các luồng thay thế (alternate flows).

5. Xác định điểm chung: Gom nhóm để tránh lặp lại.

6. Kiểm tra và tinh chỉnh: Đảm bảo rõ ràng, không thiếu bước quan trọng.

7. Ví dụ Use Case thực tế

Use Case: Hoàn tất đơn hàng trên website thương mại điện tử

• Actors: Khách hàng, hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống thanh toán.

• Trigger: Khách hàng nhấn nút “Mua hàng”.

• Preconditions: Khách hàng đã chọn sản phẩm và thêm vào giỏ hàng.

• Post-conditions: Đơn hàng được đặt thành công, khách hàng nhận email xác nhận kèm mã tracking.

• Basic Flow:

  1. Khách hàng chọn sản phẩm.

  2. Nhập thông tin giao hàng.

  3. Thanh toán trực tuyến.

  4. Nhận thông báo xác nhận đơn hàng.

• Alternate Flow:

  • Thanh toán thất bại → hệ thống báo lỗi và cho phép thử lại.

  • Sản phẩm hết hàng → thông báo tới khách hàng.

8. Lời khuyên khi viết Use Case

• Tránh viết quá chi tiết, gây khó hiểu.

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu.

• Luôn đặt góc nhìn từ phía người dùng cuối (end-user).

• Kết hợp wireframe hoặc prototype để minh họa luồng thao tác.

• Luôn review với developer và tester trước khi chốt.

9. Kết luận

Use Case không chỉ là tài liệu kỹ thuật, mà còn là cầu nối giữa người dùng, BA/PO và đội phát triển. Một Use Case được viết rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro sai sót và đảm bảo hệ thống đáp ứng đúng nhu cầu kinh doanh.

👉 Nếu bạn đang là Business Analyst hay Product Owner, hãy luyện tập viết Use Case thường xuyên để nâng cao kỹ năng phân tích và truyền đạt yêu cầu. Đây chính là chìa khóa để một dự án phần mềm thành công.