FLOWCHART VÀ NHỮNG QUY TẮC CẦN BIẾT
Cập nhật 12:01, 11/05/2025
1353 lượt xem
Admin
Flowchart (sơ đồ quy trình) là một công cụ trực quan giúp mô tả các bước thực hiện một quy trình, thuật toán hoặc hệ thống một cách mạch lạc và dễ hiểu. Đối với những người làm trong lĩnh vực IT, Business Analyst (BA), lập trình viên hay quản lý dự án, việc hiểu và biết cách vẽ flowchart đúng chuẩn là kỹ năng không thể thiếu.
1. Flowchart là gì?
- Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), mặt khác, là một phương tiện giúp nhà quản lý trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ phức tạp đó thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các điều kiện thay đổi kết quả,… Mỗi bước trong lưu đồ được thể hiện dưới một hình họa được quy định riêng. Các bước được kết nối với nhau bằng đường thẳng hoặc mũi tên chỉ hướng.
- Với một lưu đồ chuẩn trên tay, bất kì ai cũng có
thể dễ dàng hiểu một quy trình bất kì được thực hiện như thế nào. Đó là sức mạnh của “quy trình trên một trang giấy”.
2. . Khi nào nên sử dụng flowchart?
Có một số tình huống mà người quản lý doanh nghiệp nên nghĩ đến việc sử dụng một lưu đồ:
- Khi cần tìm hiểu hoặc giải thích cho nhân viên cách một quy trình được thực hiện
- Khi cần xác định các nút thắt và nghiên cứu cách cải thiện một quy trình
- Khi cần đi đến cách hiểu chung hay làm rõ trách nhiệm giữa những bộ phận cùng tham gia thực hiện quy trình
- Khi cần ban hành một quy trình thành văn bản chính thức trong tổ chức
3. Lợi ích của flowchart cho doanh nghiệp
Nhưng quan trọng hơn, ngay từ trong quá trình xây dựng một lưu đồ, bạn đã có thể có cái nhìn sâu hơn vào từng giai đoạn, từ đó dễ dàng phát hiện những lỗ hổng đang tiềm tàng. Có thể nói, vẽ lưu đồ là một quá trình “giải phẫu” cách bộ máy doanh nghiệp bạn đang vận hành và đặt mọi thứ về đúng chỗ của nó.
4. Các quy tắc khi vẽ Flowchart
Quy tắc 1: Đảm bảo sự nhất quán của các thành phần
Để Flowchart trở nên dễ hiểu và hiệu quả, tất cả các ký hiệu và thành phần cần phải nhất quán trong cách sử dụng. Điều này có nghĩa là:
- Sử dụng các ký hiệu chuẩn như hình chữ nhật cho các bước công việc, hình thoi cho các quyết định và hình tròn cho điểm bắt đầu/kết thúc.
- Không nên kết hợp các ký hiệu khác nhau trong cùng một lưu đồ nếu không có lý do rõ ràng, vì điều này có thể gây nhầm lẫn cho người đọc.
- Đặt tên các bước trong quy trình một cách rõ ràng và đồng nhất, giúp người xem dễ dàng theo dõi và hiểu nội dung.
Quy tắc 2: Sắp xếp luồng dữ liệu khoa học
Luồng dữ liệu trong Flowchart cần phải được sắp xếp một cách logic và khoa học. Điều này bao gồm:
- Bắt đầu từ trên cùng và di chuyển xuống dưới hoặc từ trái sang phải. Cách sắp xếp này giúp người đọc dễ dàng theo dõi quy trình mà không bị lạc hướng.
- Sử dụng các mũi tên rõ ràng để chỉ dẫn hướng đi của luồng thông tin hoặc hành động, đảm bảo rằng mọi người có thể dễ dàng hiểu được cách thức hoạt động của quy trình.
- Tránh việc chồng chéo các mũi tên, vì điều này có thể tạo ra sự hỗn loạn và làm khó khăn cho việc đọc lưu đồ.
Quy tắc 3: Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ
Khi có các bước hoặc quyết định trong quy trình mà có thể dẫn đến việc quay lại một bước trước đó, dòng trả về cần được đặt một cách rõ ràng:
- Các dòng trả về nên được hướng xuống phía dưới biểu đồ để thể hiện sự tiếp nối và kết nối với các bước trước đó trong quy trình.
- Điều này giúp người đọc dễ dàng nhận ra rằng một quyết định có thể dẫn đến việc quay lại một bước trước đó mà không làm mất mạch truyện của quy trình.
- Nếu có nhiều dòng trả về, hãy sử dụng các ký hiệu và đường kẻ khác nhau để phân biệt và làm rõ các nhánh khác nhau trong quy trình.
KẾT LUẬN:
Hiểu và sử dụng thành thạo Flowchart không chỉ giúp bạn cải thiện khả năng phân tích, thiết kế quy trình mà còn là kỹ năng quan trọng trong công việc, đặc biệt với BA, QA, PO và Developer. Hãy áp dụng các quy tắc trên để vẽ ra những sơ đồ tối ưu, dễ hiểu và chuyên nghiệp.
