Trước khi kết thúc bài này thì mình sẽ kể cho anh em nghe một câu chuyện hư cấu có thật.

Đó là lần team dự án mình gặp phải một kèo chua cay như gói mì hảo hảo.

Đây là một khách hàng B2B, vừa sản xuất vừa bán B2B luôn. Mà bán B2B thì quy trình duyệt giá cho một đơn hàng khá phức tạp. Vì giá trị đơn hàng là rất lớn, và phải luôn đảm bảo giá tốt nhất cho khách mua hàng.

Lần đó team mình qua phải 3, 4 lần gì mới lấy được requirement cụ thể cho quy trình làm báo giá này. Nó qua rất nhiều bước.

Từ lúc Salesperson nhận một yêu cầu hỏi hàng, sau đó sẽ làm báo giá cho khách hàng. Đa phần các báo giá đều sẽ được áp các mức chiết khấu mặc định, phụ thuộc vào khách hàng và số lượng sản phẩm khác nhau.

Nếu Salesperson không muốn giảm giá gì thêm thì họ sẽ gửi báo giá cho khách hàng duyệt. Nếu khách hàng đồng ý thì nhập ngày giao hàng (mà khách yêu cầu), rồi kiểm tồn kho (check on hand), và cuối cùng là làm Order. Nếu không đồng ý thì Salesperson phải deal lại ngày giao hàng.

Còn nếu Salesperson muốn có một mức giá tốt hơn mức giá chuẩn (tức là discount nhiều hơn mức discount chuẩn cho phép), thì Salesperson phải xin giá. Mà để xin giá thì phải raise yêu cầu cho Team Leader.

Tức là Salesperson sẽ nhập mức discount họ mong muốn. Sau đó chuyển qua Team Leader để duyệt giá chặng một. Team Leader sẽ dựa vào mức discount mà Salesperson đề xuất để duyệt giá.

Nếu mức discount làm cho giá trị của từng line sản phẩm vẫn cao hơn hoặc bằng giá vốn hàng bán (COGS), Team Leader sẽ tự cân đối revenue trong quý mà duyệt hoặc không.

Nếu mức discount mà Salesperson yêu cầu cao quá, làm cho giá trị của từng line sản phẩm thấp hơn cả giá vốn hàng bán (tức là bán chịu lỗ, không để mất khách) thì Team Leader không có quyền duyệt, mà phải đẩy lên Sales Manager để duyệt giá chặng hai. Anh sếp ảnh cho thì bán, không thì phải xin giá lại từ đầu.

Đó chỉ mới là bán hàng OBL (Own Brand Labelling), tức là hàng chuẩn, hàng mình tự sản xuất rồi bán. Còn bán hàng OEM thì phức tạp hơn. OEM là Orginal Equipment Manufacturing, tức là mình sản xuất theo thiết kế, yêu cầu đặc thù của khách hàng.

Ví dụ sản xuất 5000 cái bô dài 50 cm, rộng 40 cm, cao 30 cm, có in hình mặt cười nham nhở chẳng hạn.

Đối với hàng OEM thì phải đưa yêu cầu thiết kế qua bên R&D, rã ra BOM (bill of materials), rồi chạy Pilot (làm hàng mẫu). Nếu fail ở bước nào, thì quy trình trả về Salesperson, yêu cầu trao đổi lại với khách hàng.

Chạy Pilot xong mà khách hàng ok mẫu mã này nọ xong xuôi, thì tiếp tục tới phần giá như ở trên. Nhưng đâu dễ ăn của ngoại.

Vì là hàng OEM, nên cần phải phân rã BOM ra và đưa qua bộ kế toán để xin giá vốn hàng bán (vì là sản phẩm mới toanh nên đâu biết giá gốc bao nhiêu đâu mà bán).

Đó là tóm tắt quy trình của khách hàng, bằng chữ. Anh em thấy quá mệt đúng không. Đưa một mớ này vô document chắc chả ai thèm đọc hết.

Khi đó, BPMN xuất hiện như một vị cứu tinh. Những notation của BPMN đều cover được hết quy trình bên trên.

Bấm hình dưới đây xem chi tiết nhé anh em.